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缩短制作PPT与报告的时间（第1页）

缩短制作PPT与报告的时间

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MicrosoftOfficePowerPoint（PPT）的发明，让我们有了更方便的沟通工具，但事实上也占据了大量工作时间。

每个人平均每年制作的PPT数目在不断地增加，制作PPT所要花费的时间也是有增无减。

在詹森的研究调查中，最高的纪录是，25分钟的议程总共有108页的PPT。

有多少人能记得这108页的内容？

一份好的PPT，必须能产生影响力，改变对方的决定。

在制作PPT时，我们时常忘了听众的存在。

而真正成功的PPT在于清楚正确地传达讯息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的PPT内容而改变思维、决策或是行动。

因此，重点不在于PPT，而是基于PPT的沟通品质。

你不只是“报告”

，而是要引发双向的对话，试图影响对方。

在做PPT之前，你必须思考以下三点原则：

第一，你希望听众听完PPT之后记得哪些重点？

第二，听众在听你演讲时会有什么样的感受？

第三，你希望他们听完PPT之后有什么样的决定？

接下来就是实际的制作问题了。

最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅减轻你的工作负担。

演示PPT的过程不应只有你一个人在说话，提出问题可以让你和观众有互动的机会。

这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的PPT内容，其余的时间应该是与听众互动的时间。

举例来说，在解释产品策略时，不要滔滔不绝地解释策略的第一点、第二点、第三点，而是提出问题：我们的产品对你们有什么好处？可以为你的部门带来哪些改变？

每一份PPT都必须有一页的内容摘要，不是要列出报告的重点，而是简要叙述这份报告所要传达的最重要信息。

此外，一页放置一个重点，这样才能让他们印象深刻，从而认真地思考你所说的内容。

信息过多只会让听众感觉无聊，甚至记不得你说了些什么，等于是一次失败的演示。

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